Політика конфіденційності та обробки персональних даних
Редакція від
1. Загальні положення
1.1. Ця Політика конфіденційності та обробки персональних даних (далі — Політика) визначає порядок збирання, використання, зберігання, передачі, захисту та видалення персональних даних під час користування вебсайтом rkc.com.ua (далі — Сайт).
1.2. Володільцем персональних даних є фізична особа — підприємець Водоп’янов Андрій Миколайович (далі — Володілець).
Адреса електронної пошти для звернень щодо персональних даних: rkcvk.rozdilna@gmail.com.
1.3. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних», інших застосовних нормативно-правових актів України та цієї Політики.
1.4. Політика поширюється на фізичних осіб, які відвідують Сайт, створюють облікові записи, надсилають запити на доступ і заявки на продукцію, користуються формою зворотного зв’язку або здійснюють листування з Володільцем (далі — Користувачі).
1.5. Терміни, що використовуються в Політиці, вживаються у значеннях, визначених законодавством України.
1.6. Політика є інформаційним документом. Ознайомлення з Політикою або відвідування Сайту саме по собі не замінює згоди на обробку персональних даних у випадках, коли отримання такої згоди є обов’язковим.
2. Склад та джерела отримання персональних даних
2.1. Персональні дані надаються Користувачем під час реєстрації, заповнення профілю, оформлення заявки, надсилання звернення або здійснення листування.
2.2. Для створення та обслуговування облікового запису обробляються ім’я, прізвище, адреса електронної пошти, хеш пароля та номер телефону, якщо його зазначено Користувачем. Пароль зберігається у вигляді хешу, а не у відкритому вигляді.
2.3. Під час оформлення заявки обробляються відомості про вибрані товари, їх кількість, одиниці виміру, контактні дані Користувача, коментар до заявки, дата її надсилання та статус опрацювання.
2.4. Під час використання форми зворотного зв’язку обробляються ім’я, адреса електронної пошти, зміст повідомлення та номер телефону, якщо його зазначено Користувачем.
2.5. Під час електронного листування обробляються адреса відправника, зміст повідомлень, вкладення та інші відомості, надані Користувачем.
2.6. Для забезпечення роботи Сайту здійснюється обробка технічних даних, необхідних для обміну інформацією між браузером і сервером. У межах роботи серверних журналів можуть фіксуватися IP-адреса, дата та час запиту, адреса запитуваного ресурсу, метод запиту, код відповіді сервера, відомості про браузер, адреса джерела переходу за її наявності та відомості про технічні помилки.
2.7. Для підтримання сеансу, авторизації та роботи окремих функцій Сайту обробляються технічні ідентифікатори, зокрема із застосуванням файлів cookie. Для відновлення позиції сторінки після дії з обраними товарами може використовуватися сеансове сховище браузера sessionStorage.
2.8. Склад персональних даних визначається відповідною метою обробки та має бути адекватним і ненадмірним щодо такої мети.
3. Мета та правові підстави обробки
3.1. Персональні дані обробляються з метою:
- реєстрації та обслуговування облікових записів;
- розгляду запитів на доступ і надання доступу після схвалення адміністратором;
- забезпечення доступу до особистого кабінету;
- приймання, обліку та опрацювання заявок;
- збереження та відображення історії заявок;
- встановлення зв’язку з Користувачем і погодження умов можливого постачання;
- надсилання службових повідомлень про створення заявки та зміну її статусу;
- надання відповідей на звернення;
- забезпечення роботи та безпеки Сайту;
- виконання передбачених законодавством обов’язків;
- обґрунтування, здійснення та захисту правових вимог.
3.2. Залежно від мети правовими підставами обробки є:
- укладення та виконання правочину, стороною якого є Користувач, або здійснення на його вимогу заходів, що передують укладенню правочину;
- виконання обов’язку Володільця, передбаченого законом;
- захист законних інтересів Володільця або третьої особи, якщо права і свободи Користувача не переважають над такими інтересами;
- згода Користувача у випадках, коли відповідна обробка здійснюється на її підставі.
3.3. Ділові контактні дані представників юридичних осіб обробляються для організації взаємодії з відповідними юридичними особами на підставі законного інтересу з урахуванням прав і свобод таких представників.
3.4. Якщо підставою обробки є згода, Користувач має право її відкликати. Відкликання згоди не впливає на законність попередньої обробки та не припиняє обробку, яка має здійснюватися на іншій належній правовій підставі.
3.5. Реєстрація, надсилання заявки або звернення не є підпискою на рекламні розсилки.
4. Особливості обробки заявок
4.1. Сайт забезпечує формування та надсилання заявок на продукцію для подальшого опрацювання менеджером. Асортимент, кількість, наявність, ціна та умови постачання погоджуються під час подальшої взаємодії з Користувачем.
4.2. Під час надсилання заявки фіксуються її зміст і контактні відомості, зазначені на момент надсилання.
4.3. Подальше редагування профілю Користувача або каталогу продукції не призводить до автоматичної зміни відомостей у раніше надісланій заявці.
4.4. Збереження первинного змісту заявки не обмежує передбачених законодавством прав Користувача щодо виправлення недостовірних відомостей або видалення персональних даних.
5. Умови надання даних
5.1. Відомості, необхідні для використання відповідної функції Сайту, зазначаються у формі їх збирання.
5.2. Ненадання необхідних відомостей може унеможливити реєстрацію, опрацювання заявки або надання відповіді на звернення.
5.3. Додаткові відомості надаються Користувачем добровільно. У загальних формах звернень не слід зазначати паспортні дані, платіжні реквізити, відомості про здоров’я та інші дані, які не стосуються відповідного звернення.
6. Доступ до даних та залучення постачальників послуг
6.1. Доступ до персональних даних надається уповноваженим працівникам у межах їхніх обов’язків та встановлених прав доступу. Доступ залучених технічних фахівців обмежується необхідним обсягом для обслуговування Сайту.
6.2. Користувач має доступ до власних заявок через особистий кабінет. Відомості про його заявки не призначені для оприлюднення або надання іншим користувачам Сайту.
6.3. Для забезпечення роботи Сайту та комунікації використовуються:
- ТОВ «Хостінг Україна», ukraine.com.ua — для розміщення Сайту та його бази даних на VPS і надання послуг хостинг-провайдера;
- Google Gmail — для отримання та надсилання електронної кореспонденції через контактну скриньку, зокрема службових повідомлень про заявки;
- Google Maps — для відображення карти на сторінці контактів;
- Google Fonts — для завантаження шрифтів;
- jsDelivr — для завантаження бібліотек анімації інтерфейсу.
6.4. Основний хостинг Сайту розміщений на території України. Місцезнаходження допоміжних систем і резервних копій визначається конфігурацією послуг та умовами відповідних постачальників. Захищені робочі копії можуть також зберігатися на пристроях уповноважених осіб для резервування або технічного обслуговування.
6.5. Доступ постачальників до даних допускається в обсязі, необхідному для надання відповідних послуг, за наявності належної правової підстави.
6.6. Надання даних державним органам, судам та іншим уповноваженим особам здійснюється у випадках і порядку, передбачених законодавством України.
6.7. Додаткова інформація про обробку даних сторонніми сервісами міститься в Політиці конфіденційності ТОВ «Хостінг Україна», Політиці конфіденційності Google та Політиці конфіденційності jsDelivr.
7. Строки зберігання та видалення даних
7.1. Персональні дані зберігаються протягом строку, необхідного для досягнення визначених цілей обробки, з урахуванням установлених законодавством вимог.
7.2. Дані облікового запису зберігаються протягом користування особистим кабінетом. Після закриття облікового запису такі дані підлягають видаленню або знеособленню протягом тридцяти календарних днів, крім відомостей, для подальшого зберігання яких існує окрема законна підстава.
7.3. Відомості про заявки, за якими договір не укладено, зберігаються протягом дванадцяти місяців після завершення їх опрацювання. Зберігання здійснюється для опрацювання уточнень, повторних звернень та перевірки обставин попередньої взаємодії.
7.4. Звернення через форму зворотного зв’язку та пов’язане листування зберігаються протягом дванадцяти місяців після остаточного вирішення відповідного питання.
7.5. Дані, що містяться в договорах, облікових та інших документах, зберігаються протягом строків, установлених законодавством для відповідних документів.
7.6. Журнали доступу та помилок формуються на VPS. Строк їх зберігання визначається налаштуваннями серверного журналювання та ротації з урахуванням необхідності діагностики помилок, захисту Сайту й розслідування інцидентів. Відомості, необхідні для розслідування конкретного інциденту або захисту правових вимог, можуть зберігатися окремо відповідно до пункту 7.10 цієї Політики.
7.7. На VPS налаштовано щоденне резервне копіювання бази даних, налаштувань Сайту та оригіналів фотографій. Зберігаються сім останніх успішно створених архівів; під час створення нової перевіреної копії старіші архіви понад цей ліміт видаляються. У разі перерв у копіюванні архіви можуть бути старшими за сім календарних днів. Додаткове резервування образів VPS здійснюється за умовами й налаштуваннями відповідної послуги провайдера, описаними в документації про резервні копії VPS.
7.8. Видалені з робочої системи дані можуть залишатися в резервних копіях до завершення відповідного циклу їх зберігання. Такі копії використовуються для відновлення працездатності системи. У разі відновлення копії раніше виконані вимоги щодо видалення даних підлягають повторному застосуванню.
7.9. Додаткові робочі копії персональних даних, якщо вони створюються для технічного обслуговування, підлягають видаленню після завершення відповідних робіт, але не пізніше тридцяти календарних днів із дня створення, якщо інший строк не обґрунтований окремою законною підставою.
7.10. За наявності невирішеного спору, інциденту безпеки або законодавчого обов’язку окремі відомості можуть зберігатися довше лише в необхідному обсязі та протягом обґрунтованого періоду.
7.11. На запит Користувача Володілець надає інформацію про категорії даних, які продовжують зберігатися, мету та правові підстави їх зберігання.
8. Використання файлів cookie
8.1. Сайт використовує технічні файли cookie для підтримання сеансу, авторизації Користувача, роботи кошика заявки та захисту форм від підроблених запитів.
8.2. Користувач має можливість обмежити використання або видалити файли cookie засобами браузера. Такі дії можуть вплинути на доступність або належне функціонування окремних можливостей Сайту.
8.3. Використання файлів cookie та подібних технологій стороннім вмістом Google Maps регулюється також умовами відповідного сервісу.
8.4. У разі запровадження аналітичних або рекламних технологій інформація про їх використання підлягає відображенню в Політиці. Необхідна згода запитується до початку відповідної обробки.
9. Сторонній вміст та міжнародна обробка даних
9.1. На сторінці контактів Сайту використовується вбудована карта Google Maps. На окремих сторінках шрифти завантажуються через Google Fonts, а бібліотеки анімації — через jsDelivr.
9.2. Під час завантаження стороннього вмісту браузер Користувача встановлює з’єднання із серверами відповідного постачальника. У зв’язку із цим постачальник може отримувати IP-адресу, відомості про браузер і пристрій та інші технічні дані запиту.
9.3. Такі технічні відомості можуть передаватися під час перегляду відповідної сторінки, навіть якщо Користувач не надсилає заявку або звернення.
9.4. Використання сервісів Google Maps, Google Fonts, Gmail та jsDelivr може передбачати обробку персональних даних за межами України.
9.5. Передача персональних даних іноземним одержувачам здійснюється за наявності передбачених законодавством підстав та з дотриманням вимог статті 29 Закону України «Про захист персональних даних».
9.6. Інформація про обробку даних сторонніми сервісами та доступні налаштування конфіденційності розміщена в Політиці конфіденційності Google та Політиці конфіденційності jsDelivr.
10. Захист персональних даних
10.1. Володілець здійснює організаційні та технічні заходи, спрямовані на захист персональних даних від незаконної обробки, несанкціонованого доступу, втрати, зміни та поширення.
10.2. До заходів захисту належать, зокрема, зберігання паролів у вигляді хешів, використання HTTPS, резервне копіювання та розмежування доступу до функцій опрацювання заявок.
10.3. Користувач повинен забезпечувати конфіденційність власних засобів доступу. У разі виявлення ознак стороннього доступу до облікового запису Користувачеві рекомендується змінити пароль та повідомити Володільця.
11. Права Користувача та порядок розгляду запитів
11.1. Користувач має права, передбачені законодавством України, зокрема право отримувати інформацію про обробку власних даних та їх одержувачів, мати доступ до таких даних, вимагати виправлення недостовірних відомостей, подавати вмотивовані заперечення проти обробки та вимоги щодо видалення або знищення даних за встановлених законом підстав.
11.2. Користувач має право відкликати згоду на обробку персональних даних, якщо відповідна обробка ґрунтується на такій згоді.
11.3. Запити щодо персональних даних надсилаються на адресу rkcvk.rozdilna@gmail.com.
11.4. Запит має містити відомості, необхідні для встановлення особи заявника, визначення відповідних даних і змісту вимоги. За необхідності Володілець повідомляє про додаткові вимоги до оформлення запиту або підтвердження повноважень представника.
11.5. Запити розглядаються у строки, встановлені законодавством. Строк вивчення запиту про доступ до персональних даних на предмет його задоволення не перевищує десяти робочих днів із дня надходження. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів із дня надходження, якщо інше не передбачено законом.
11.6. У разі відмови в задоволенні вимоги повністю або частково Користувачеві надається відповідне обґрунтування із зазначенням правової підстави.
11.7. Користувач має право звернутися зі скаргою до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини або до суду.
12. Зміни до Політики
12.1. Політика підлягає оновленню в разі зміни порядку обробки персональних даних, функціональних можливостей Сайту, залучених сервісів або вимог законодавства.
12.2. Актуальна редакція Політики розміщується на Сайті із зазначенням дати її оновлення.